Gemeente Leiden

Circulair inkopen los meubilair

De opdracht

De Gemeente Leiden wil haar kantoormeubilair circulair gaan inkopen. Dit moet echter aansluiten bij aankomende renovaties van het Stadhuis en stadskantoor. Om die tijd te overbruggen is gezocht naar een tijdelijke invulling van arbo-bureaustoelen en een beperkt aantal bureaus, die maximaal voldoen aan de principes van de circulaire economie. Copper8 begeleidde de gemeente met het opstellen van een business case, de keuze van een verdienmodel en het opstellen van het gunningskader voor de meervoudig onderhandse uitvraag.

Context

De Gemeente Leiden staat de komende jaren voor een grote huisvestingsopgave. Een aanbesteding voor de grootschalige vernieuwing van haar kantoormeubilair vindt daarom in een latere fase plaats. Omdat een aantal bureaustoelen niet meer voldoet aan de arbo-normen, is er een tijdelijke oplossing nodig voor meubilair dat per direct vervangen moet worden. Daarnaast is er behoefte aan een beperkt aantal in hoogte verstelbare bureaus, om kennis te maken met flexwerken. Circulaire economie is hierin – vanuit de tijdelijkheid van de behoefte – een belangrijke ambitie.

De vraag

Ondersteun ons bij de aanbesteding van ons kantoormeubilair, met als resultaat een tijdelijke oplossing (voor een periode van maximaal drie jaar), met een hoge mate van circulariteit.

De vereisten

Voor deze tijdelijke invulling was het plafondbudget reeds vastgesteld. Vervolgens zijn verschillende verdienmodellen doorgerekend: koop, koop-terugkoop, huur en lease, voor zowel nieuwe als ‘ervaren’ meubels. De positieve circulaire business case ten opzichte van een traditionele uitvraag heeft de circulaire ambities verder versterkt, waarbij in de uitvraag uit is gegaan van huur van ervaren meubilair. In de uitvraag zijn marktpartijen uitgedaagd op de technische circulariteit, de procesmatige borging van deze circulariteit, en het circulaire verdienmodel. Ook flexibiliteit in zowel het aantal bureau en -stoelen als de gebruiksduur was onderdeel van de uitvraag.

Het proces

Voor selectie van de juiste partner is een meervoudig onderhandse uitvraag gedaan. Wij hebben samen met de gemeente Leiden haar circulaire ambities voor deze opdracht bepaald. Op basis van verschillende circulaire verdienmodellen is een business case gemaakt, waarmee de Gemeente Leiden kon aantonen dat de circulaire ambitie binnen budget gerealiseerd kon worden. Tot slot is een leidraad en gunningskader opgesteld waarin drie marktpartijen zijn gevraagd een aanbieding te doen.

Het resultaat

De Gemeente Leiden heeft in ZSEN een partner gevonden om de meubilair behoefte in te vullen voor de periode van drie jaar. Zij doet dit in samenwerking met Alvero, een verhuurder van kantoormeubilair. Zowel de bureaustoelen als de bureaus zijn eerder ingezet geweest bij andere gebruikers. Er is gekozen voor een huurconstructie, inclusief beheer en onderhoud van de stoelen. Het aantal bureaustoelen en bureaus dat gehuurd wordt, is tijdens de huurperiode flexibel. Na de periode van drie jaar wordt het meubilair weer mee retour genomen door de leverancier.

“Voor de overgangsperiode naar haar nieuwe huisvesting heeft de Gemeente Leiden voor kantoormeubilair een kwalitatief goede, financieel aantrekkelijke en circulaire oplossing weten te realiseren. Goed advies van Copper8 heeft als fundament gediend voor deze circulaire inkoop.” Esther van Drongelen Projectmanager Facilitaire Zaken

Vergelijkbare projecten

6
Universitair Medisch Centrum Utrecht Circulair inkopen los meubilair
4
Alliander Circulair aanbesteden kantoormeubilair

Wil je meer weten over onze projecten? Mail ons.