Wij krijgen vaak de vraag waarom Copper8 zoveel aandacht vestigt op het begeleiden van aanbestedingen. Zijn wij dan een inkoop adviesbureau? In de wereld van toenemende vaagheden binnen de ‘adviesbranche’ is het vast fijn om een ‘product’ te kunnen verkopen – een aanbesteding is wat dat betreft lekker concreet: met een gedefinieerd begin en einde. Maar toch, iedereen die Copper8 een beetje kent, weet dat dit niet de reden kan zijn. Vandaar ook die aanhalingstekens bij ‘adviesbranche’ en ‘product’ – wij hebben overduidelijk twijfels bij de wijze waarop ook de adviesbranche is vormgegeven. Maar daar gaat deze blog even niet over. Waar deze blog wel over gaat is de transitie naar een nieuwe economie, en het belang van het stellen van de juiste vragen om de transitie te versnellen. Want we kunnen niet verwachten dat de transitie naar een nieuwe, duurzame economie volledig aanbod-gestuurd tot stand gaat komen. Dan krijgen we perikelen zoals met zonnecellen: een branche waar al sinds 2003 (en tevergeefs) verschillende subsidiemaatregelen in het leven zijn geroepen om artificieel een marktvraag tot stand te brengen… Uiteraard vanuit het aanbod geredeneerd.
Wie logisch nadenkt kan bedenken dat het makkelijker innoveren is wanneer je weet dat de vraag er is. In de transitie hebben wij dan ook partijen nodig die durven de juiste vraag te stellen. Aanbestedenede diensten die hun nek uitsteken met het stellen van juist die vragen waar de markt misschien nog helemaal niet klaar voor is. Maar wat is dan een goede vraag? Op dit vlak kunnen we veel leren van onze jongste generatie. Ofschoon ik veel bevriende ouders gefrustreerd zie reageren wanneer hun kinderen in de welbekende ‘waarom-fase’ belanden; ligt juist dáár de crux: ‘waarom?’. Hoeveel moeite hebben ouders wel niet met het beantwoorden van die vervelende ‘waarom’ vragen; en hoe blij als ze uiteindelijk precies dát antwoord hebben kunnen formuleren die de vraag naar tevredenheid van zowel ouder als kind beantwoordt?
Precies deze dynamiek zoeken wij op in aanbestedingen. Want inmiddels zijn de aanbestedende diensten zo goed geworden in het uitvragen van de ‘wat’ – gegoten in bestekken en programma’s van eisen; en natuurlijk de ‘hoe’ – gevat in vragen over plannen van aanpak en planningen; dat het concurrerend vermogen uiteindelijk neerkomt op prijs. Met het stellen van de ‘wat’ of de ‘hoe’vragen ontlok je (dus) géén duurzame innovaties. Aanspraak doen op het innoveren vermogen van marktpartijen ligt niet in de verbinding van het ‘wat’ naar het ‘hoe’, maar de verbinding van het ‘waarom’ naar het ‘hoe’.
Voorbeelden uit onze praktijk leren dan ook dat het blijven stellen van deze waarom vraag leidt tot het herdefinieren van de vraag die in de markt wordt gezet. Zo was de initiele vraag bij een van onze opgaven “Graag een BREEAM-Excellent gebouw op het braakliggend stuk terrein achter de bestaande bebouwing” – overduidelijk al neigend richting oplossing, ofwel de ‘wat’. Deze vraag is uiteindelijk omgevormd tot “Een herhuisvestingsopgave waarbij er met maximaal respect voor de bestaande bebouwing werkruimte wordt gecreeerd voor 1200 medewerkers met de uitgangspunten energiepositief en circulair.”. En ook buiten de gebouwde omgeving leidt he tstellen van deze ‘waarom’ vraag tot een betere scopebepaling: zoeken wij de goedkoopste aanbieder voor het leveren van meubilair conform een Programma van Eisen, of zoeken wij een leverancier die ons ontzorgt op het gebied van meubilair en daarbij toewerkt naar maximale duurzaamheid?
Het stellen van de ‘waarom’ vraag is echter (1) niet makkelijk, (2) niet makkelijk, en (3) echt niet makkelijk:
- Als (hoog)opgeleide mensen zijn wij gewend en zelfs getraind om te denken in oplossingen. Het is dan ook een ware uitdaging om de ‘waarom’ achter de ‘wat’ te zoeken. De les: blijven doorvragen als een peuter tot je er bent. Want alleen bij het uitvragen van een goede ‘waarom’ die ook past bij de missie en visie van de uitvragende partij kan ook een passend, duurzaam en innovatief aanbod ontstaan. Simon Sinek is er (terecht) beroemd mee geworden: Start with Why.
- Je neemt als aanbestedende dienst afstand van zekerheden – alhoewel ik zou willen argumenteren dat dit schijnzekerheden zijn. Aanbestedende diensten weten bij het stellen van een open vraag op het niveau van ‘waarom’ niet meer precies wat je krijgt – je laat namelijk ruimte voor inbreng van de echte experts. Je moet vertrouwen hebben in het aanbod van de markt, en ja, daar is lef voor nodig.
- Het is lastig om te kunnen objectiveren waarom partij X de aanbesteding wint boven partij Y. En als je dan kwalitatieve antwoorden hebt in plaats van kwantitatieve antwoorden (d.w.z. het concurrerende vermogen van prijs in het ‘oude’ aanbestedingsparadigma)… hoe objectiveer je dat dan? De crux ligt ook hier op het raken van de ‘waarom’ snaar – en dat brengt ons weer terug bij dat gelukkige moment van die ouder die aan zijn peuter heeft kunnen uitleggen ‘waarom’. Wanneer een aanbieder die snaar raakt, scoort de aanbieder hoog. Want dan is het niet alleen een oplossing, of een werkwijze, maar doorleeft de aanbieder de oplossing door antwoord te geven aan de ‘waarom’ vraag. Dit moet uiteraard ook aan de kant van de Aanbestedende dienst gevat worden in een zorgvuldige beoordelingsmethodiek – bestaande uit goede criteria, een objectief comité en een zuivere procedure om te komen tot de uiteindelijke scoring.
Gelukkig leert onze praktijk ook dat de markt veelal opgelucht en blij reageert bij het ontvangen van vernieuwende aanbestedingen die het niveau van de ‘waarom’ raken. Want zonder een goede vraag kunnen de aanbieders hun innovatieve oplossingen ook niet kwijt.
Een betere wereld begint bij het stellen van een betere vraag, en dát is waarom wij graag aanbestedingen begeleiden.