De opdracht
Vanuit het Ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap (Ministerie OCW) ligt de opdracht voor het Nationaal Archief (NA) om bij te dragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van het Rijk. Copper8 is gevraagd het NA te ondersteunen met het opstellen van een ambitieus én gedragen duurzaamheidsplan, met als ultieme doel de milieuvoetafdruk van het NA te verminderen.
Context
Het NA heeft als taak belangrijke archieven van de Nederlandse Rijksoverheid in originele staat te bewaren en beschikbaar te stellen aan de samenleving. Tot in de eeuwigheid. Als de grootste archiefinstelling van Nederland heeft het NA een toonaangevende rol in het duurzaam (in deze context: voor de lange termijn) toegankelijk houden van informatie. Nu rijst echter de vraag hoe dit ook duurzaam (in deze context: milieubewust) gedaan kan worden.
De vraag
Om een duurzaam archief (in beide betekenissen) te realiseren, is Copper8 gevraagd het NA te ondersteunen bij het opstellen en implementeren van een duurzaamheidsplan waarmee het NA een bijdrage levert aan de Rijksbrede duurzame doelstellingen. Dit kan niet zonder het creëren van bewustwording over duurzaamheid bij het MT en de medewerkers.
De vereisten
Voor een gedragen duurzaamheidsplan zijn twee sporen van belang:
- Het inzichtelijk maken van de huidige impact van het NA door middel van een nulmeting. Op basis van deze nulmeting kunnen er keuzes worden gemaakt: binnen welke grote impactgebieden is de meeste winst te behalen. Ook kan er berekend worden welke maatregelen het meest veelbelovend zijn.
- Bewustzijn creëren bij medewerkers van het Nationaal Archief en het MT. Dit is nodig om het draagvlak voor een duurzaam Nationaal Archief te vergroten en de urgentie om actie te ondernemen te verhogen.
Het proces
Gedurende het traject is intensief samengewerkt met een kernteam waarin vertegenwoordigers van alle afdelingen betrokken waren. Het traject is van start gegaan met het bepalen van ambities: Op welke vlakken liggen de prioriteiten van het NA? Waar kan de meeste impact gemaakt worden? Waar heeft het NA het meeste invloed op? Tegelijkertijd is er een start gemaakt met de data verzameling voor de kwantitatieve nulmeting. Zo konden gedurende het traject de keuzes continu worden onderbouwd met cijfermatige input. Vervolgens is er samen met het kernteam een longlist opgesteld van duurzame maatregelen die de milieuvoetafdruk kunnen verkleinen. Uit deze duurzame maatregelen zijn een reeks experimenten (actiegerichte combinaties van maatregelen) gerold, die we samen met het NA hebben opgepakt en uitgevoerd. Zo stond het hele traject in het teken van ‘voordoen, nadoen, zelf doen’, van advies naar uitvoering.
Het resultaat
Het traject heeft ervoor gezorgd dat duurzaamheid goed op de kaart staat bij het NA. Het heeft geleid tot een duurzaamheidsplan dat gedragen is door de hele organisatie, van het kernteam tot het MT. Er is inmiddels een aantal experimenten afgerond of gestart om daadwerkelijk duurzame keuzes te maken binnen de organisatie. Ook is er een impact model opgeleverd, waarmee het NA kan bijhouden wat de effecten van deze experimenten zijn.
