Gemeente Westerveld

Circulair inkopen kantoorinrichting

De opdracht

De Gemeente Westerveld staat voor de herinrichting van haar gemeentehuis. In oktober 2019 is de nieuwe inrichting opgeleverd. Circulariteit speelt daarbij een centrale rol: zowel in levensduurverlenging, in nieuw te leveren meubilair als in het ontwikkelen van maatwerkinrichting in de entreehal. Wij hebben de Gemeente Westerveld gecoacht op het meenemen van circulariteit in deze aanbesteding. Mede als gevolg van de circulaire ambities zijn de kosten lager uitgevallen dan het vooraf begrote bedrag.

Context

De Gemeente Westerveld in 1998 ontstaan uit een fusie van verschillende kleinere gemeenten. In 2009 is het nieuwe gemeentehuis in gebruik genomen, inclusief de nieuwe kantoorinrichting. Gezien de levensduur van het meubilair en de veranderende wensen van gebruikers is de behoefte ontstaan om in nieuw meubilair te voorzien.

De vraag

Coach ons bij het meenemen van circulaire principes in de aanbesteding van het kantoormeubilair. Help ons daarbij bij het opstellen van passende ambities, het benaderen van de markt en het borgen van circulaire prestaties in de overeenkomst met de winnende partij.

De vereisten

De Gemeente Westerveld wil aan de slag met circulair inkopen, maar heeft hier nog niet eerder ervaring mee opgedaan. Deze aanbesteding moet laten zien op welke manier circulaire principes terug kunnen komen in een aanbesteding. In de scope van de uitvraag zijn zowel levering, onderhoud als eventuele retourname van niet meer benodigd meubilair voor een periode van tien jaar meegenomen. Daarbij is er zowel een bodem- als een plafondbudget vastgesteld voor de inschrijvende partijen.

Het proces

Wij zijn gestart met een ambitiesessie om de aandachtsgebieden van circulariteit te benoemen. Vanuit de ambitiesessie is de uitvraag opgesteld. Vanwege de ervaring van deze sector met circulariteit en de relatief korte doorlooptijd is een openbare procedure doorlopen. Deze procedure is gestart met een schouw en een mondelinge informatiebijeenkomst. De opdracht is gegund op basis van een beoordelingskader met de mate van circulariteit van de aanbieding (30%), een plan van aanpak voor waardebehoud (30%), een aanpak voor het maatwerk (30%) en prijs (10%).

Het resultaat

De Gemeente Westerveld heeft Gispen geselecteerd als haar leverancier voor maximaal tien jaar, inclusief twee tussentijdse verlengingen bij goede prestatie. Op het gebied van circulariteit is er gekozen voor aanpassing van zo’n 100 bestaande bureaus, de levering van nieuw circulair zitmeubilair, het ombouwen van kasten naar lockers en het realiseren van een maatwerkmeubel in de entreehal met uitsluitend hergebruikt materiaal. Het aanpassen van de bestaande bureaus – in plaats van het aanschaffen van nieuwe bureaus – heeft mede gezorgd voor een lagere prijs. De nieuwe inrichting is in oktober 2019 opgeleverd.

“Copper8 heeft ons begrip en inzicht gegeven in circulair aanbesteden, waarbij ze bij onze projectgroep veel enthousiasme voor het onderwerp hebben gecreëerd. Ik ben erg tevreden over de combinatie van kennis over circulaire economie en inkoop vanuit Copper8: door deze combinatie kun je winst behalen en fouten voorkomen. Het was ook prettig om feedback te krijgen en de dingen die wij doen – gewoon omdat we ze zo doen – eens onder de loep te nemen.” Ida van Manen Inkoopadviseur

Vergelijkbare projecten

4
Alliander Circulair aanbesteden kantoormeubilair
2
Rijkswaterstaat Circulaire aanbesteding kantoormeubilair
2
Provincie Zuid Holland Circulair behouden en inkopen van meubilair
6
Universitair Medisch Centrum Utrecht Circulair inkopen los meubilair

Wil je meer weten over onze projecten? Mail ons.