Context
Het UMCU heeft hoge ambities op het gebied van circulariteit. Daarom besloten ze onder andere om het nieuwe meubilair en de optimale benutting van bestaand meubilair, circulair in te kopen. Wij hebben het UMCU ondersteund bij het vormgeven en uitvoeren van de aanbestedingsprocedure. Vanaf de voorbereiding tot en met de gunningsfase.
De vraag
Ondersteun ons bij het onderwerp ‘Circulair Inkopen’ door ons te inspireren en uit te dagen op het onderwerp van circulariteit. Help ons bij het vormgeven van de aanbestedingsprocedure en alle bijbehorende stukken. Vervul een leidende rol in de dialoogfase, waarin partijen zich met elkaar moeten verbinden rondom het gewenste eindresultaat.
De vereisten
Onze ondersteuning moest passen in de tijdslijn van het project. Op het moment dat wij aanhaakten was de procedure al gekozen, aan ons dus de taak om de input van circulariteit erin te verwerken. De scope van de opdracht was de inkoop van nieuw meubilair en het optimale gebruik en hergebruik van het bestaande meubilair.
Het proces
Wij hebben het UMCU geholpen vanaf de voorbereiding tot en met de gunningsfase van de aanbesteding. In interactieve sessies inspireerden wij het UMCU op het gebied van circulariteit en hebben we ze geholpen keuzes te maken bij een aantal inhoudelijke kwesties. We hebben ondersteund bij de keuze voor de procedure, het uitwerken van de aanbestedingsstukken en we begeleidden de beoordeling van de inschrijvingen in de selectie- en gunningsfase. Tussen deze fases traden wij op als facilitator.
Het resultaat
Ons werk resulteerde in de selectie van de juiste leverancier van circulair meubilair, die eveneens het onderhoud en optimaal hergebruik van bestaand meubilair op zich neemt. Dankzij de dialoogsessies hebben we een inhoudelijk en wiskundig creatieve oplossing ontwikkeld voor de objectieve meetbaarheid van circulariteit. Een grote uitdaging, aangezien de verschillende aanbieders hun eigen definitie en meetmethodiek van circulariteit hanteerden.