De opdracht
De rijksbrede inkoopcategorie kantoorinrichting heeft de ambitie neergezet om volledig circulair in te kopen. De eerste aanbesteding die in dit kader is gedaan is de aanbesteding die in 2017 in de markt is gezet. Copper8 heeft in 2017 de uitvoeringsinstantie Rijkswaterstaat (als categoriehouder verantwoordelijk voor alle meubilairaanbestedingen van het Rijk) geholpen bij de vormgeving van de aanbestedingsstrategie en bij het vertalen van de strategie naar de aanbestedingsleidraad.
Context
In 2017 moesten nieuwe raamovereenkomsten worden aanbesteed voor het leveren en onderhouden van meubilair, voor zo’n 100.000 werkplekken. Op basis van een onderzoek van Turntoo heeft het Rijk besloten dat levensduurverlenging van bestaand meubilair prioriteit moest krijgen. Copper8 heeft Rijkswaterstaat ondersteund om deze ambitie zo goed mogelijk vorm te geven in de aanbesteding.
De vraag
Ondersteun ons bij het ontwikkelen van een passende circulaire aanbestedingsstrategie. Maak vervolgens de vertaalslag naar een aanbestedingsleidraad en gunningsmethodiek waarin circulariteit en circulair gebruik geborgd zijn.
De vereisten
Door de druk van aflopende contracten had Copper8 beperkte tijd om Rijkswaterstaat te ondersteunen in deze opgave. Ook moest actief worden nagedacht hoe het ‘circulaire gebruik’ geborgd kon worden in de contractfase.
Het proces
Allereerst hebben we een passende aanbestedingsstrategie ontwikkeld waarin resultaat werd gemaximeerd en risico’s goed zijn beheerst. Vervolgens hebben we enkele bijeenkomsten belegd met het aanbestedingsteam, waarbij we zijn ingegaan op het kiezen van de juiste circulaire gunningcriteria en een geschikte beoordelingsmethodiek. Vervolgens hebben we Rijkswaterstaat ook meegenomen door de consequenties van bepaalde contractvormen en hoe circulaire afspraken het best kunnen worden geborgd. Op basis van de adviezen is de aanbestedingsleidraad opgesteld. Tenslotte hebben we de beoordelingscommissie getraind in het onderwerp circulair meubilair.
Het resultaat
Op basis van ons advies is gekozen om – ondanks de tijdsdruk op de aanbesteding – toch het onderhoud van het bestaande meubilair in de aanbesteding mee te nemen. Het belang van levensduurverlenging van het bestaande meubilair was immers de belangrijkste conclusie uit het Turntoo onderzoek. Wel was dit een vraag waarop de markt nog niet regelmatig een antwoord had hoeven vormen, zeker niet gebundeld in een opdracht. Verder heeft de inzet van het platform van CircularIQ het aanbestedingsteam geholpen om circulariteit van nieuw meubilair eenvoudig meetbaar te maken. Uiteindelijk zijn de vier percelen aan twee partijen gegund, waardoor de markt de kans krijgt om zich breder te ontwikkelen en niet slechts één partij een voorsprong opbouwt naar aanleiding van dit project.
