De opdracht
Als grote publieke opdrachtgever wil ProRail een grotere impuls geven aan klimaatneutraal en circulair inkopen. Wij zijn gevraagd om de principes achter deze strategie te vertalen naar een inkoopkader en een Menukaart met diverse opties voor selectie- en gunningcriteria. In drie sessies hebben we dit inkoopkader samen met een groep betrokkenen van ProRail opgesteld, waarbij een aantal leidende principes als uitgangspunt voor het inkoopproces zijn geformuleerd.
Context
Steeds meer publieke organisaties willen aan de slag met maatschappelijk verantwoord of circulair inkopen. De ambities voor Rijkswaterstaat en ProRail zijn vastgelegd in de strategie Naar Klimaatneutrale en Circulaire Rijksinfrastructuurprojecten. Met een inkoopvolume van zo’n €300-€400 miljoen per jaar in de Grond-, Weg- en Waterbouw en zo’n 4300 fte in de bedrijfsvoering is ProRail een relatief grote opdrachtgever, die met haar volume marktpartijen mee kan nemen in de transitie naar een klimaatneutrale en circulaire economie.
De vraag
Ondersteun ons bij het opstellen van een kader Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, met een focus op klimaat en circulaire economie. Werk daarnaast een aantal voorbeelden uit in een Menukaart met eisen en criteria, ter inspiratie voor inkopers die met het onderwerp aan de slag gaan.
De vereisten
ProRail is op verschillende plekken in de organisatie met klimaat en circulaire economie bezig. Een duidelijke inbedding van het kader Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in bijvoorbeeld het reguliere inkoopbeleid en het duurzaamheidsbeleid is daarmee van belang. Het kader moet richting geven naar de toekomst, maar voldoende aansluiten bij de bestaande situatie om betrokkenen mee te kunnen nemen.
Het proces
Wij hebben drie werksessies georganiseerd om met elkaar het kader vorm te geven. In de eerste sessie hebben we de kaders van de organisatie in kaart gebracht. In de tweede sessie hebben we het concept-kader met elkaar doorgesproken, en verder richting gegeven aan de leidende principes. In een derde sessie hebben we laatste inhoudelijke punten met elkaar doorgesproken.
Het resultaat
ProRail heeft een Kader Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, waarin leidende principes staan uitgewerkt voor de wijze waarop de organisatie klimaatneutrale en circulaire principes meeneemt in haar inkoop- en aanbestedingstrajecten. Daarbij zijn zowel leidende principes voor het aanbestedingsproces als de daadwerkelijke selectie en gunning van partijen uitgewerkt. Dit is tevens uitgewerkt in een aantal concrete voorbeelden in een Menukaart. Ook is inzichtelijk gemaakt wat dit van de eigen organisatie vraagt.
