Samenwerken in de keten: dat doe je met de opdrachtgever!

op 11 oktober 2010

5,5 miljard euro. Omgerekend is dat 1% van het Bruto Nationaal Product, en de geschatte faalkosten in de bouw volgens een recent verschenen artikel in de CoBouw. Het slechte nieuws is dat de faalkosten schijnen op te lopen. Het goede nieuws is dat de bouwsector zich méér dan bewust is van deze hoge faalkosten – en dit (deels) probeert te ondervangen door ketensamenwerking en de daarmee gemoeide verbeterde communicatie tussen ketenpartners. Een fundamentele vraag in dergelijke ‘ketensamenwerkingsverbanden’ is echter: doe je dit mét, of zonder de odprachtgever?

Marktonderzoeken van USP schrijven 21% van de faalkosten toe aan gebrekkige gegevensuitwisseling en communicatie tussen ketenpartners. Gesprekken met verschillende professionals in de keten (architecten, ontwikkelaars, aannemers, slopers) bevestigen echter dat de angel wel wat dieper zit: het is niet zozeer een kwestie van kunnen communiceren maar juist van willen communiceren. Het traditionele bouwproces is zo vergroeid dat er van begin af aan weinig vertrouwen is tussen opdrachtgever en opdrachtnemers – en dat dit vertrouwensniveau gedurende het proces alleen maar daalt en vaak zelfs resulteert in een juridisch touwtrekspel.

Mijn stelling is dan ook: zorg voor ketensamenwerking mét de opdrachtgever. Vier lessen vanuit de praktijk:

  1. Stimuleer precompetitieve samenwerking: goede afstemming tussen opdrachtgever en opdrachtnemers begint al bij de uitvraag.

Traditionele bouwprocessen zijn erg versnipperd – dit wordt dan ook gestimuleerd doordat elke partij onafhankelijk van elkaar wordt geselecteerd. De prijsafspraken die in dit stadium vaak centraal staan om geselecteerd te worden voor de opgave versterken deze problematiek: elke partij voelt zich slechts verantwoordelijk voor dat onderdeel waarvoor hij of zij heeft ingeschreven. Daar waar de partijen zouden moeten communiceren om tot kwaliteit te komen zijn vaak niet beraamd.

Maar het kan ook anders. Door in een precompetitieve fase (lees: er zijn nog geen budgetten in beeld) samenwerking te stimuleren komt de inhoud, en niet de prijs centraal te staan. De opdrachtgever heeft hier als taak om de toekomstige opdrachtnemers te inspireren met een visie – wat wil de opdrachtgever realiseren? Laat vervolgens consortia van partijen inschrijven op de opgave middels een te ontwikkelen gemeenschappelijke visie. De partijen vinden elkaar op een gedeelde insteek of aanpak van de opgave en ontwikkelen daardoor ook een intrinsieke motivatie om de opgave met elkaar te doen.

  1. Stel gemeenschappelijke inhoudelijke doelstellingen: benut de kennis van bouwpartners in de totstandkoming van technische specificaties

In traditionele bouwprocessen worden technische specificaties opgesteld door de odprachtgever – vervolgens mogen ontwikkelaars (technici) hier een voorlopig ontwerp van maken en mag daarna pas de architect (ontwerper) met zijn creativiteit aan de slag. Wat hier gebeurt is dat geen enkele partij het gevoel heeft dat zijn kennis volledig wordt benut – sterker nog, de kennis en creativiteit wordt ingeperkt door de partij die voor hen in de keten komt. Dit geeft een gevoel van wantrouwen bij de opdrachtnemende partijen, en dit belemmert wederom de wil om te communiceren.

Ook hier, kan het anders. Laat de opdrachtgever mét de opdrachtnemers om tafel zitten om gezamenlijk te bepalen hoe de ambities van de opdrachtgever vertaald kunnen worden in functionele specificaties. Laat vervolgens de opdrachtnemende partijen dit uitwerken in technische specificaties, waardoor hun kennis en creativiteit optimaal benut wordt met als randvoorwaarde de uitvoerbaarheid van het plan. Door samen met elkaar om tafel te zitten en te praten over een visie wordt een vertrouwensband ontwikkeld.

  1. Werk in transparante wijze toe naar een prijsafspraak: geen geheimen meer

Bij een traditionele aanbesteding voor een bouwwerk concurreren partijen haast meer op prijs dan op de kwalitatieve aanbieding. Hierdoor komt niet alleen de prijs centraal te staan, maar zullen partijen ook hun aangeboden activiteiten proberen in te perken tot een minimum om een aantrekkelijke prijs neer te zetten voor de opdrachtgever. Een dergelijk mechanisme heeft niet alleen tot gevolg dat afstemmingsmomenten met andere bouwpartners niet worden geraamd, maar ook resulteert dit in een dieperliggend probleem: de centrale positie van geld. Uiteraard kan geld goed motiveren, maar dan blijft de inhoud (de visie) van de odpracht ondergeschikt.

Werk daarom eerst toe naar een gemeenschappelijke en inhoudelijke visie. In dit proces wordt een vertrouwensband gecreëerd die noodzakelijk is voor de zeer belangrijke laatste stap: het toewerken naar prijsafspraken. Door gezamenlijk toe te werken naar een sluitend budget vanuit opdrachtgever en oprachtnemers voorkomt men dat er hoge onvoorziene kosten zijn – zeker omdat er meerdere bouwpartners aan tafel zitten die de te maken kosten realistisch houden. Dit vergt een grote mate van vertrouwen en kwestbaarheid van de hele tafel: geen geheimen meer voor elkaar.

  1. Stimuleer de partijen ook bedrijfseconomisch om mét elkaar te blijven werken

Waar in traditionele bouwprocessen onvoorziene risico’s of kostenposten uiteindelijk leiden tot een juridisch touwtrekspel – werkt dat in nieuwe bouwprocessen anders. Je wil hier de partijen mét elkaar laten ondernemen, gedeelde risico’s maar ook gedeelde winsten. Door de gezamenlijk bepaalde inhoudelijke doelstellingen te koppelen aan de gezamenlijke winstpot stimuleer je dat elke partij, groot en klein, zich hard maakt om de inhoudelijke doelstellingen te halen en zodoende winstmarge te behouden. Ook wordt op deze wijze de communicatie tussen partijen gestimuleerd, partijen houden elkaar scherp want de winst van alle partijen hangt af van de mate waarin de inhoudelijke doelstellingen worden gehaald.

Als we de samenwerking met de opdrachtgever weghalen of compartementaliseren in het voorgestelde  proces wordt de communicatie niet gestimuleerd en blijft het proces tussen opdrachtgever en opdrachtnemers gefragmenteerd. Hoewel je dan als keten sterk staat, komt dit de communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemers niet ten goede. En laten we wel zijn, uiteindelijk hebben beide kanten baat bij het realiseren van een mooi project binnen de prijsafspraken en zonder juridische aandacht. Ketensamenwerking doe je pas echt mét de opdrachtgever.

ENJOYED THIS ARTICLE? SHARE IT!

Abonneer u op onze nieuwsbrief

Ontvang het laatste nieuws en updates van het Copper8-team