Nieuwe Archiefwet: Bewaar wat waarde heeft, voorkom overbodige opslag

De nieuwe Archiefwet, die op 1 januari 2027 in werking treedt voor de hele overheid, kan ervoor gaan zorgen dat er meer data wordt opgeslagen. Positief voor de taak van archivering, minder goed nieuws voor de al sterk groeiende berg aan data opgeslagen in datacentra. Hoe kan de nieuwe Archiefwet zo worden gebruikt, dat de databerg niet verder groeit?

De nieuwe Archiefwet, die op 1 januari 2027 in werking treedt voor de hele overheid (van ministeries tot provincies, gemeenten en waterschappen), verplicht overheden om sneller te bepalen wat bewaard moet blijven. Dat is belangrijk: archieven maken overheidshandelen controleerbaar en bewaren informatie met maatschappelijke en historische waarde. Tegelijkertijd is bewaren nooit gratis of zonder gevolgen. Digitale opslag vraagt om geld, energie, water, ruimte, materialen en beheer. En dat terwijl zo’n 90% van onze opgeslagen data nooit meer wordt geraadpleegd. Hoe zorg je ervoor dat de data dat bewaard wordt, ook daadwerkelijk meer maatschappelijke waarde creëert dan het kost?

Wat verandert er met de nieuwe Archiefwet?

De wet introduceert een aantal belangrijke veranderingen in hoe overheden met informatie omgaan:

• Overheden krijgen voortaan 10 in plaats van 20 jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archiefdienst.
• Iedere instantie moet een archivaris aanstellen
• De aanpak op archivering moet proactiever: keuzes moeten eerder in het proces worden gemaakt
• Deze verschuiving van achteraf bewaren naar vooraf selecteren is cruciaal. Het betekent dat organisaties eerder moeten bepalen welke data echt waardevol is.

De Archiefwet als middel om sneller te beslissen

De nieuwe Archiefwet verplicht overheden om informatie sneller over te brengen naar een archiefdienst. Vaak kiezen organisaties, begrijpelijkerwijs, voor een risicomijdende houding bij de keuze voor archivering. Beter te veel opslaan dan te weinig, toch? Maar dit ook kan omgedraaid worden. Juist (sneller) beslissen wat niet gearchiveerd hoeft te worden kan positief uitpakken voor de totale dataopslag. Gebruik de Archiefwet als middel om sneller een integrale afweging (bijv. tussen duurzaamheid, de maatschappelijke waarde en kosten) te maken over wat wel en niet behouden moet worden. Een duidelijke manier om de afweging (streng genoeg) te maken, is hierin cruciaal.

Duurzame archivaris gezocht

Overheden moeten deze kans grijpen. De archiefwet schetst namelijk duidelijk dat enkel informatie bewaart hoeft te worden die nodig is om het handelen van de overheid te reconstrueren (zie de selectiedoelstelling). Alles wat daar niet aan bijdraagt, is in principe kandidaat voor vernietiging. De vraag verschuift daarmee van “hoe bewaren we alles?” naar “wat is echt van waarde om te bewaren?”

De archivaris kan hierin een sleutelrol vervullen. Zorg dan wel dat de archivaris voldoende kennis en ondersteuning heeft om duurzaamheid – in beide betekenissen van het woord: langdurig en ecologisch duurzaam – mee te kunnen nemen in de selectie én opslag van data.

Risico’s vooraf mitigeren loont

Maar hoe voorkom je dat je je niet aan de nieuwe Archiefwet houdt? Een zorgvuldige risicoanalyse op organisatieniveau helpt om vooraf scherpt te hebben waaraan minimaal voldaan moet worden en waar de risico’s zitten van niet archiveren. Op deze manier kan het opstellen van een helder afwegingskader voor archivering een stuk beter onderbouwd en worden risico’s zo veel mogelijk afgedekt. En kunnen archivarissen met een gegronde beredenering kiezen voor vernietiging van data.

Maak duurzame opslagkeuzes

Als informatie waardevol genoeg is om te bewaren, blijft de vraag hoe je dat doet. Niet alle informatie hoeft even snel beschikbaar te zijn (real-time vs. on-demand), even vaak te worden gekopieerd (back-ups) of op dezelfde plek te worden opgeslagen (contracten). Door per type informatie passende keuzes te maken over opslagtype, beschikbaarheid, duplicatie, locatie en contractvoorwaarden, kan de overheid de maatschappelijke waarde van archivering behouden zonder onnodige druk te leggen op energie, water, ruimte, materialen en budgetten.

In het kort

1.      Kies bewust wat je niet bewaart (en wat wel)
2.      Ondersteun de duurzame archivaris
3.      Laat je niet leiden door risico-aversie
4.      Maak duurzame opslagkeuzes

De Archiefwet dwingt overheden om hun informatiehuishouding op orde te brengen. Wie dat slim doet, gebruikt dit moment om ook de digitale voetafdruk te verkleinen en kosten te besparen. Niet door achteraf op te schonen, maar door aan de voorkant betere keuzes te maken.

Wat levert slimmer archiveren op?

Elke terabyte die je niet voor de eeuwigheid bewaart, bespaart jaarlijks:

• €50 tot €150 aan opslagkosten
• 20 tot 100 kWh elektriciteit, vergelijkbaar met het stroomverbruik van enkele weken in een gemiddeld huishouden
• 50 tot 250 liter water voor koeling van datacenters, vergelijkbaar met een maand drinkwater voor 4 personen
• Minder druk op de ruimte, materialen en infrastructuur die nodig zijn voor de groei van datacenters. Op dit moment wordt al 239 hectare gebruikt voor datacentra!
• … en dan is er nog de kritieke materiaalvraag die onder druk komt te staan, uitdagingen voor data-soevereiniteit en (on)afhankelijkheid van Amerikaanse Big Tech.

Op het niveau van één terabyte lijkt de impact misschien beperkt. Maar wereldwijd wordt iedere dag ruim 400 miljoen terabyte aan nieuwe data geproduceerd. Juist daarom maken bewuste keuzes een verschil.

Meer weten?

Wil je meer tips voor het reduceren van digitale opslag? Lees ook onze blog over de duurzame data ladder, met praktische stappen om datagebruik structureel te verminderen.

Heb je hulp nodig of vragen omtrent dit onderwerp? Gwen en Stefan helpen je graag verder!